Những bí quyết để tổ chức sự kiện được một cách hoành tráng theo phong cách 2020

Vào những năm gần đây, các dịch vụ về tổ chức sự kiện đang không ngừng và ngày càng phát triển hơn, khẳng định được vị thế của mình trong ngành dịch vụ. Vì chỉ mới phát triển vào những năm gần đây nên không có quá nhiều người hiểu rõ về dịch vụ tổ chức sự kiện. Theo đó, có rất nhiều cách để hiểu về tổ chức sự kiện bởi nó cũng có khá nhiều cách hiểu khác nhau. Do đó, để có thể tìm hiểu rõ hơn về “Tổ chức sự kiện” đầy đủ hơn, hãy cùng đọc bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực như xã hội, kinh doanh, thương mại, thể thao, giải trí,… theo hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, lễ hội, tiệc,… Từ đó, có thể gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn người tham gia, công chúng hay khách hàng nhận thức được điều đó.

Theo đó, trong quá trình tiến hành tổ chức sự kiện, các đơn vị có trách nhiệm phải thực hiện theo kế hoạch. Thực hiện theo dõi và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn trong suốt cả quá trình từ khi hình thành ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc.

Đối với những nước phát triển, tổ chức sự kiện còn được xem như một ngành, hay một nghề đặc thù. Vì thế, tại các nước này đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp này tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực khá rộng như:

• Bussiness event: các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh và thương mại.
• Corporate events: các sự kiện liên quan đến các doanh nghiệp như: lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội nghị, hội thảo,…
• Fundraising events: các sự kiện với mục đích gây quỹ.
• Exhibitions: các sự kiện, hoạt động triển lãm.
• Entertainment events: các sự kiện giải trí.
• Government events: các sự kiện của cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng,…
• Concerts/live performances: các bổi diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,…
• Festive events: các sự kiện về lễ hội, liên hoan, Festive,…
• Trade fairs: tổ chức các sự kiện hội chợ thương mại.
• Meetings: các sự kiện về việc gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
• Seminars: các buổi sự kiện, hội thảo chuyên đề.
• Workshops: các sự kiện bán hàng.
• Conferences: các sự kiện Hội thảo.
• Conventions: các sự kiện Hội nghị.
• Sporting events: các sự kiện về lĩnh vực thể thao.
• Social and cultural events: các sự kiện về vấn đề văn hoá, xã hội.
• Marketing events: các sự kiện về marketing.
• Promotional events: các sự kiện kết hợp khuyến mãi cùng xúc tiến thương mại.
• Brand and product launches: các sự kiện liên quan đến thương hiệu và sản phẩm.

2. Vai trò của tổ chức sự kiện

Vai trò chính của việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nthu hút sự chú ý và quan tâm của giới truyền thông cùng với các đối tượng công chúng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện có vai trò như một công cụ quan trọng trong những hoạt động tiếp thị và quảng bá, chúng chỉ đứng sau vấn đề nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các công ty, doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm giúp đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình, rồi từ đó có thể giúp tăng doanh số bán hàng của doanh nghiệp.

Một sự kiện thành công sẽ tạo ra được các tác động truyền thông tốt, hiệu quả đến với những người đã tham gia vào sự kiện đó. Còn nếu một sự kiện thất bại thì có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh vốn có của thương hiệu đối với công chúng.

3. Các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều lĩnh vực trong đời sống, vì vậy mà cũng có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện. Và tổ chức sự kiện thường được phân loại theo mục đích, gồm 4 loại sau:  

• Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): là các sự kiện lễ hội hay các sự kiện xã hội nhằm mục đích kỷ niệm. Gồm các lễ hội truyền thống, ngày thành lập công ty, ngày sinh nhật, đám cưới,…
• Sự kiện giáo dục (Educational event): là các sự kiện tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, hay truyền đạt các thông tin mang tính giáo dục. Gồm các hội thảo, hội nghị, lễ phát bằng, lễ tốt nghiệp,…
• Sự kiện tiếp thị (Marketing event): là các sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua các sản phẩm hay sử dụng các dịch vụ của doanh nghiệp. Gồm các hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương, khánh thành,…
• Sự kiện khen thưởng và tri ân (Gratitude event): là các sự kiện nhằm mục đích tôn vinh và thể hiện lòng kính trọng đối với các đóng góp của một cá nhân hay tập thể. Ví dụ như lễ trao giải, lễ tưởng niệm,…

4. Mục đích tổ chức sự kiện

Mục đích của tổ chức sự kiện chính là các kết quả mà những nhà đầu tư và tổ chức sự kiện định ra để phấn đấu đạt được trong quá trình tổ chức sự kiện đó. Các sự kiện thông thường sẽ hướng đến 3 mục đích chính như sau:

• Hỗ trợ cho những chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh của sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư tổ chức.
• Giúp cải thiện hay làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với một thương hiệu hoặc nhãn hiệu của nhà đầu tư.
• Phát triển tối đa các hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của những khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn có mục tiêu khác là hỗ trợ bán hàng, triển khai những chính sách kênh phân phối và quảng cáo bán hàng trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của các chủ đầu tư.

5. Quy trình tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện thường sẽ mang nhiều đặc điểm và các tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức mỗi sự kiện cũng sẽ không giống nhau. Theo đó, mỗi một sự kiện cần phải lập ra kế hoạch và kịch bản chương trình một cách rõ ràng như sau:

Giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện

• Phải tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà bên họ muốn tổ chức là như thế nào.
• Nghiên cứu những yếu tố có thể tác động đến sự kiện như: mục tiêu, nhân sự, ngân sách, những yếu tố ngoại cảnh,…
• Thực hiện lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm tổ chức, thời gian, quy trình diễn ra sự kiện,…
• Vận chuyển, lắp đặt và trang trí những thứ cần thiết cho sự kiện.
• Tiến hành quảng bá truyền thông cho sự kiện.
• Đề ra các phương án dự phòng cho việc tổ chức sự kiện.

Giai đoạn trong khi tổ chức sự kiện

• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
• Tổ chức quản lý và điều hành những diễn biến chính của sự kiện
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
• Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
• Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
• Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện

Giai đoạn kết thúc tổ chức sự kiện

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc và vấn đề sau sự kiện như:

• Xúc tiến và quảng bá sự kiện
• Quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
• Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
• Chăm sóc khách hàng

Với những chia sẻ trên đây của chúng tôi về tổ chức sự kiện, hy vọng rằng các bạn đã có được những thông tin hữu ích nhất về tổ chức sự kiện và cũng như có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt nhất khi quyết định lựa chọn công ty tổ chức sự kiện để hợp tác.